Rimborso spese dipendenti: cosa dice la legge

Tutti coloro che hanno un negozio di abbigliamento, ma anche gli addetti vendita che lavorano al suo interno, devono necessariamente aver ben chiare quelle che sono le questioni fiscali/legali legate all’attività. Tra gli argomenti più dibattuti in merito, nella top ten si classifica quello riguardante i rimborsi spesa dipendenti. Si tratta di un argomento che coinvolge direttamente il datore di lavoro, quindi il proprietario del fashion retail, ma anche i commessi da lui assunti nel punto vendita: quali sono le spese sostenute dai dipendenti che possono essere rimborsate?

Anzitutto spieghiamo che, quando si parla di rimborso spese, si fa riferimento ai costi anticipati dai dipendenti per determinate attività da considerarsi quali “incarichi” richiesti dalla società. Il datore di lavoro, quindi, riconosce le spese sostenute dai dipendenti, quando queste ovviamente siano state effettuate nell’interesse della stessa società. Sono 4 le tipologie di spesa rimborsabili, esse sono: vitto, alloggio, viaggio e trasporto. Ad esempio se il proprietario del negozio ritiene necessario che i suoi dipendenti, o alcuni di essi, seguano dei corsi di marketing e vendita, anche se vengono organizzati in altro comune o persino all’estero, dovrà rimborsare le spese sostenute dagli stessi dipendenti. Ma, nello specifico, quali sono queste spese e, soprattutto, come vengono rimborsate?

Rimborso analitico o a piè di lista

Le spese, per essere rimborsabili, devono essere anzitutto dimostrate sulla base di una documentazione fiscale anche non intestata ma coincidente per data e luogo di trasferta (ricevute, scontrini, fatture) e, nello specifico, esse sono: consumazione al bar, taxi, noleggio autovettura, pedaggi autostradali, soccorso stradale, trasporti pubblici, viaggi in aereo. Tutte le altre spese non documentabili sono sempre rimborsabili su dichiarazione del dipendente ma riguardano la tipologia del rimborso a forfait: mance, spese telefoniche, lavanderia, pedaggi, etc. Il rimborso analitico riguarda le spese documentate, mentre tutte le altre vengono definite spese forfettarie o marginali. Queste ultime hanno un tetto massimo giornaliero di euro 15,49 per le trasferte in Italia, 25,82 per le trasferte all’estero.

Trattandosi di rimborso analitico basato su spese documentate, per il dipendente/collaboratore/amministratore non costituisce reddito imponibile fiscale, ciò vuol dire che non va neppure assoggettato a ritenuta d’acconto. Il rimborso analitico diventa imponibile, qualora la trasferta sia avvenuta nello stesso Comune del luogo di lavoro.

Se durante la trasferta il dipendente/collaboratore/amministratore sia stato autorizzato ad usare l’auto personale, verranno risarciti i chilometri fatti secondo le tariffe ACI in relazione alla potenza motore della propria autovettura (aggiornate annualmente entro il 30 novembre con pubblicazione entro il 31 dicembre di ogni anno), che non deve essere superiore a 17 cavalli fiscali per le auto a benzina e non superiore a 20 cavalli fiscali per le auto con motore diesel.

Rimborsi forfettari o indennità

Le spese forfettarie, proprio perché tali, non devono essere dimostrate da documentazione fiscale, che dimostri l’effettivo ammontare delle spese sostenute. In questo caso il datore di lavoro può corrispondere un indennizzo per i costi di vitto e alloggio sostenuti. Affinché i rimborsi forfettari siano esclusi dall’imposizione fiscale e contributiva, gli importi non devono superare tali limiti (l’eccedenza sarà considerata imponibile):

  • € 46,48 al giorno per le trasferte effettuate fuori del territorio comunale ma all’interno dello Stato Italiano;
  • € 77,46 al giorno per le trasferte effettuate all’estero.

Rimborso misto

Se il rimborso analitico riguarda solo vitto o solo alloggio, il limite delle spese forfettarie giornaliere scende ulteriormente:

  • di 1/3 se viene fornito gratuitamente il vitto o l’alloggio; l’indennità di trasferta corrisponderà a € 30,99 se avvenuta fuori dal Comune del luogo di lavoro, ma in Italia e a € 51,65 se all’estero;
  • di 2/3 se viene fornito gratuitamente sia il vitto che l’alloggio, portando la diaria a € 15,49 se la trasferta è avvenuta fuori dal Comune del luogo di lavoro, ma in Italia e a € 25,82 se all’estero.

Nel caso che le spese di vitto e alloggio siano rimborsate analiticamente in modo congiunto, si rientra nel caso del rimborso spesa analitico.

Aspetti fiscali riguardanti il proprietario del negozio/datore di lavoro

La deducibilità dal reddito di impresa riguardante i rimborsi al dipendente è disciplinata dal comma 3 dell’art. 95 del TUIR.

Il limite della deducibilità giornaliera corrisponde ad un importo massimo di euro 180,76 nel caso di trasferta fuori dal territorio comunale in Italia, di euro 258,23 in caso di trasferta all’estero. Questo limita vale in caso di rimborso analitico. Non è prevista limitazione in caso di rimborso spesa forfettario, in quanto, se dovesse superare i limiti indicati sopra, la tassazione è in capo al dipendente.

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