Come gestire le giacenze di magazzino alla perfezione

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Tempo di lettura articolo: 5 minuti

Negli ultimi anni, il modo di gestire le giacenze di magazzino da parte delle attività fashion retail è completamente cambiato.

Questo perché, affiancando al negozio fisico uno o più canali web, è aumentata la velocità delle vendite e, di conseguenza, la necessità di fare ordini in maniera continua.

Pertanto, l’assortimento all’interno del magazzino si è molto ampliato, facendo diventare la gestione delle giacenze un’attività decisamente più complessa rispetto al passato.

Soprattutto per quei negozianti che vogliono trasformarle da una spesa in una risorsa economica.

Dunque, lo stato di un magazzino cambia più rapidamente, quindi è fondamentale essere costantemente aggiornati su quale merce è presente, quale deve essere ordinata, la quantità di un certo prodotto, da quanto tempo è in giacenza e molto altro.

Anche perchè avere un controllo ottimale delle scorte è di vitale importanza per misurare i costi di mantenimento e il rendimento della propria azienda.

Ma come si fa a gestire le giacenze di magazzino alla perfezione?

Scopriamolo insieme nella nostra nuova Guida Pratica.

LEGGI ANCHE: Rotazione del magazzino: i fattori da prendere in considerazione

Come gestire le giacenze di magazzino: 5 elementi da tenere in considerazione

Per avere una perfetta gestione delle giacenze di magazzino, è bene tenere in considerazione 5 elementi fondamentali.

Il primo è il livello di servizio, ovvero la capacità dell’azienda di fornire al potenziale cliente il prodotto che desidera.

Se, infatti, un cliente ti chiede un articolo e tu non riesci a darglielo, vuol dire che non gli hai offerto il servizio che voleva.

Per organizzare il livello di servizio è necessario aumentare le scorte a disposizione, in modo da essere sicuro di soddisfare i bisogni dei tuoi utenti.

Tuttavia, il livello di servizio ha un punto massimo oltre il quale sarebbero infiniti gli articoli che dovresti avere in magazzino per appagare le richieste del pubblico, con una spesa non indifferente da sostenere.

Dunque, per misurare tale valore in maniera corretta, si moltiplica il costo unitario marginale di un articolo per il costo giornaliero del suo mantenimento a magazzino e il prodotto si divide per centro.

Se il risultato è numero compreso tra 50 e 99, il livello di servizio può ritenersi soddisfacente, altrimenti è necessario rivedere qualcosa nella gestione del magazzino.

Il secondo elemento è lo stato dell’articolo, che si riferisce alla classificazione delle giacenze di magazzino. 

È fondamentale distinguere in modo semplice e veloce le tue scorte per differenziarle in base a determinati criteri.

Ad esempio, alcuni articoli presenti in magazzino vengono venduti spesso, quindi hai la necessità di averne sempre una certa quantità che definirai come “attivo” o “a stock”.

Altri capi, invece, vengono venduti poco, a pochi clienti o con poca frequenza; di questi non è necessario che tu abbia una scorta, quindi li chiamerai “su ordinazione”, ovvero se ti arriva la richiesta li compri, altrimenti no.

Altri ancora non sono movimentati da molti mesi e li puoi classificare come “outlet” o, se sono articoli a giacenza zero che non hai più a listino, come “fine serie”.

Per migliorare l’organizzazione del magazzino in base a questo elemento, ti sarà utile posizionare le scorte seguendo il metodo ABC dove:

  • nel gruppo A ci sono gli articoli che producono il più alto valore annuo, quindi vanno immagazzinati nelle aree migliori e monitorati con regolarità;
  • nel gruppo B ci sono gli articoli che occupano una posizione intermedia;
  • nel gruppo C ci sono gli articoli con il valore più basso.

In questo modo, l’attenzione del magazzino potrà concentrarsi sugli articoli che portano più profitti, facendo riordini frequenti per il gruppo A e tenendo in stock pochissime unità degli articoli C.

Terzo elemento è il lead time, che viene calcolato in giorni: se sei tu a produrre l’articolo, tale valore identifica il tempo necessario alla sua fabbricazione, se invece lo acquisti, si tratta del tempo necessario dal momento dell’ordine fino a quando è disponibile per la vendita.

Quarto elemento è l’intervallo di riordino, cioè il tempo necessario per capire di quale e di quanta merce hai bisogno per fare l’ordine al tuo fornitore.

Infine, oltre alle tempistiche, è opportuno tenere in considerazione la quantità di merce di cui hai bisogno e metterla in relazione al lotto minimo che fa il tuo fornitore.

Come ridurre i costi di gestione delle giacenze di magazzino

Come ben sai, le giacenze in magazzino hanno sia un valore che un costo di mantenimento

Se la merce diventa invendibile, perde di appeal e rimane solo un peso.

Per questo motivo, è molto importante misurare la spesa di gestione delle giacenze, in modo da avere sotto controllo il rendimento del tuo magazzino.

Per fare ciò, l’unica domanda che devi porti è: di quanto le spese di mantenimento di un prodotto in magazzino superano il costo stesso del prodotto? 

Sapere la risposta ti permetterà di scegliere il fornitore migliore a cui affidarti, affinché le tue scorte siano un valore e non soltanto un costo.

Pertanto, le considerazioni da fare sono tante come, ad esempio, quale grossista fa lotti minimi con maggiori unità di articoli, per quanto tempo devi tenere la merce, di quanto spazio hai bisogno, ecc.

In base a questi fattori, devi fare il conto con il costo del prodotto che va ad incidere nella gestione delle scorte.

Quindi, il controllo delle giacenze è un’operazione davvero complessa, da affrontare in modo serio e competenze.

Tuttavia, è possibile semplificare il lavoro adottando un sistema che elimina gli sprechi e mantiene l’inventario alla massima efficienza: il metodo Kanban.

Come gestire le giacenze di magazzino con il metodo Kanban

La logica che sta alla base del metodo Kanban è quella che la richiesta a monte non deve mai essere superiore alla domanda che arriva dai livelli a valle della catena commerciale.

Per quanto riguarda la gestione delle giacenze, questo significa ordinare una quantità precisa di merce, né più né meno di quanto è necessario.

Per fare ciò, prima di tutto è necessario avere sotto controllo tutti i reparti del tuo magazzino.

Una logistica confusa, oltre a far perdere tempo nella ricerca, non ti permette di capire quando un determinato prodotto si sta esaurendo. 

Quindi, ogni capo va etichettato, messo al suo posto e, quando tutto sarà registrato, allora avrai il pieno controllo del magazzino.

A questo punto, puoi applicare il metodo alla gestione degli ordini, rendendo il processo più semplice e rapido perché puoi fare la richiesta al fornitore e ricevere una conferma in tempo quasi reale, facendo mettere il carico già in corso di spedizione.

Il vantaggio più immediato di gestire il magazzino con il metodo Kaban è che puoi ordinare solo i prodotti e le quantità che ti servono davvero, senza sprecare spazio per tenere gli articoli in magazzino o rischiare di rimanere senza scorte.

Oltre a questo, puoi contare anche su:

  1. un notevole risparmio economico;
  2. una relazione con i fornitori potenziata e più proficua;
  3. un’attività di acquisto molto più snella ed efficace.

Infatti, un’ottimizzazione a questi livelli è fondamentale per la gestione delle scorte e, quindi, anche per le necessità degli ordini perché, sapendo in anticipo di avere un numero preciso di articoli, si riesce a determinare con anticipo quando effettuare un riordino, tenendo conto anche delle vendite effettuate in precedenza.

Questo ti permette di non rimanere mai senza prodotto e, allo stesso tempo, di ordinare solo in base all’effettivo consumo.

Un risparmio notevole in termini di spazio e costi, che può potenziare moltissimo il tuo sistema logistico, dandoti la possibilità di gestire alla perfezione le giacenze di magazzino e trasformarle in guadagni reali per te e la tua attività.

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Giuseppe Celentano Sales & Marketing Manager MagicStore

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