Come ridurre i costi di magazzino: gli step fondamentali

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Come ridurre i costi di magazzinoLa maggior parte delle attività punta chiaramente ad aumentare le vendite dei prodotti e, di conseguenza, il profitto. Tuttavia dovresti chiederti come ridurre i costi di magazzino, poiché la sua gestione è un’attività importante troppo spesso sottovalutata.

Una corretta gestione del magazzino consente invece di tagliare un bel po’ di spese inutili, che gravano sul budget aziendale. Da dove iniziare? Per prima cosa devi definire i costi fissi, per capire quali possono essere eliminati o almeno ridotti. Gestire le giacenze, ad esempio, è una pratica virtuosa che consente di minimizzare alcuni costi inutili.

Secondariamente devi investire in tecnologia, per automatizzare i processi e renderli più fluidi. La tua attività deve quindi dotarsi di un efficace software gestionale per negozi, che ti fornisce non solo dati preziosi per la corretta gestione del magazzino, ma anche utili consigli per adottare le decisioni strategiche più adeguate.

In particolare i programmi di gestione ti consentono di organizzare al meglio l’intera vita nel magazzino: dai movimenti delle merci alle rimanenze, dai prodotti in stock da molto tempo ai prodotti più venduti.

Analizziamo tutti questi aspetti nei seguenti paragrafi.

Come definire i costi di magazzino

Per comprendere come ridurre i costi di magazzino, bisogna innanzitutto definirli. Ne esistono tre categorie:

  • costi di gestione degli ordini;
  • costi di detenzione della merce in magazzino;
  • costi di rottura di stock.

I costi di gestione degli ordini

I costi di gestione degli ordini sono quelli standard che ogni attività deve sostenere quando effettua un ordine. Tra questi sono compresi:

  • i costi di logistica, come ricezione, verifica e trasporto della merce;
  • i costi amministrativi, che vanno dalla fatturazione alla contabilità fino ad altre spese legate agli ordini.

I costi di detenzione della merce

Questi sono i costi più importanti e che incidono maggiormente sul budget. Tra questi sono compresi:

  • il magazzinaggio, inteso come affitto o acquisto del locale o altre spese legate alle utenze come acqua, elettricità, riscaldamento, manutenzione ecc.;
  • costi legati al funzionamento del magazzino, come personale, sistemi hardware e software e la stessa rotazione del magazzino.

I costi di rottura di stock

Altri costi infine sono quelli che riguardano la rottura di stock, l’obsolescenza ed il reperimento della merce ecc.

Come ridurre i costi di magazzino, l’importanza del software gestionale

Un altro step fondamentale è la scelta giusta del software gestionale, che deve integrarsi perfettamente con la tua azienda. Alcuni titolari di negozi, nell’ottica di risparmiare sempre e comunque, puntano a software di magazzino gratis proprio per contenere le spese.

Tuttavia si tratta di software che hanno funzionalità limitate e che quindi possono dare un supporto poco efficace a lungo andare. Da considerare che, soprattutto in un negozio di abbigliamento, il volume di vendite e di prodotti è molto ampio e variegato. Un software con funzionalità limitate non è quindi la scelta migliore.

I fogli Excel? Alcuni titolari di negozi li usano, ma anche in questo caso si tratta di una soluzione-tampone. Sono tabelle dove inserire i prodotti ed i movimenti, che danno delle indicazioni generali sulle variazioni di rimanenze. Il loro livello di automazione è però piuttosto basso e non riescono a fornire indicazioni utili per aumentare il profitto aziendale.

La soluzione migliore è quindi un software a pagamento, che fornisce una serie di funzionalità davvero utili a beneficio della profittabilità della tua attività. Un gestionale ben strutturato ti consente di analizzare le statistiche del venduto, le giacenze, le statistiche del magazzino e la situazione generale alla fine dell’anno.

Nella pratica puoi ridurre:

  • i costi dell’inventario a fine anno ed i relativi costi;
  • le giacenze, che rappresentano un costo per il magazzino;
  • i movimenti della merce;
  • le scorte ed i relativi rischi;
  • rischi come l’obsolescenza ed il reperimento dei prodotti.

Devi scegliere quindi un programma che integri perfettamente il magazzino ed il negozio, così da poter adottare le strategie più adeguate. Un gestionale non va visto come una spesa, ma come un investimento sul futuro della propria attività.

Consigli per una gestione oculata del magazzino: le mosse vincenti

Con un software a disposizione puoi individuare meglio quali sono i costi e capire come intervenire.

Tenendo traccia delle statistiche dei tuoi prodotti, riesci a prevedere la domanda e capire quando effettuare un ordine più consistente oppure più contenuto. Se un determinato prodotto negli anni precedenti è andato a ruba in un periodo specifico, conviene fare un ordine importante, poiché hai la certezza di vendere.

In caso di prodotti nuovi sul mercato, o che hanno subito un calo delle vendite in un determinato periodo, è meglio fare ordini più piccoli. In questo modo risparmi sui costi di logistica, trasporto e stoccaggio.

Altro passo importante è investire nella tecnologia, che ti consente di automatizzare i processi eliminando tempi morti o spese inutili. Grazie al software hai a disposizione una serie di dati ed informazioni preziose, sulla base dei quali adottare le decisioni strategiche più indicate.

Monitora costantemente i dati forniti dal software, così da limare ogni singolo dettaglio per una virtuosa gestione del magazzino che porta a ridurre molte spese superflue.

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Copywriter e giornalista pubblicista, mi occupo della stesura di articoli relativi al marketing ed alla gestione dei negozi e siti online per negozianti, argomenti sui quali ho maturato una lunga esperienza sul campo con corsi, ricerche e studi specifici.

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