Falso Cloud nei Software Gestionali: Come Evitare le Trappole

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Tempo di lettura articolo: 5 minuti

Oggi come oggi la parola cloud è fin troppo inflazionata, soprattutto nell’ambito dei software gestionali. Che sia reale oppure no, il cloud viene tirato in ballo quando si vuole trasmettere il concetto di “internet e avanguardia”.

Poco importa se, in fondo, non si conoscono le reali caratteristiche del cloud. Per molti, salvo i veri cultori della tecnologia, non è importante se ciò che si sta utilizzando sia il “puro cloud” o solo un escamotage, basta che il risultato sia il medesimo: raggiungere un servizio attraverso internet.

In realtà la tecnologia in “cloud” è unica nel suo genere e sebbene esistano rimedi alternativi che permettano ai servizi di funzionare con internet, ad un certo punto ci si trova a dover fare i conti con i limiti delle soluzioni non cloud.

Data la confusione sull’argomento e la poca chiarezza sulle reali caratteristiche che il cloud conferisce ad un software gestionale, desideriamo porre i famosi “puntini sulle i” per rendere chiaro a tutti, esperti e non, di quali sono i reali vantaggi del cloud, i limiti delle soluzioni gestionali che funzionano con le alternative al cloud e, soprattutto, dare informazioni su come smascherare i sistemi in “finto cloud”.

Perchè scegliere un software gestionale in Cloud

Partiamo con il dire che il cloud è un insieme di servizi e risorse informatiche accessibili via internet, che permettono di archiviare dati, eseguire applicazioni e utilizzare software senza la necessità di disporre fisicamente dei dispositivi o delle infrastrutture.

In pratica, è come avere un computer molto potente e flessibile sempre disponibile online, che può essere utilizzato ovunque ci si trova e con qualsiasi dispositivo connesso a internet.

Se si immagina, dunque, di avere sempre con se questa macchina potentissima è chiaro come possa diventare un supporto indispensabile soprattutto se la propria attività è dinamica, diversificata e condivisa con altre persone come nell’ambito del retail.

La vita di un imprenditore è frenetica e mai localizzata in un posto fisso: ci sono i campionari da fare alle fiere, dai fornitori, c’è poi la merce da sistemare fisicamente nel negozio e se si vende online, dove non esistono orari di apertura o chiusura dell’attività, la gestione degli ordini o il controllo delle disponibilità può richiedere un’attenzione immediata in qualsiasi luogo ci si trovi.

Con queste condizioni risulta chiaro come l’adozione di un software gestionale in cloud sia l’unica scelta strategicamente possibile per conciliare praticità, sicurezza e controllo totale sulla propria attività.

 I vecchi sistemi finti Cloud!

Sono tante le soluzioni che si spacciano per cloud ma in realtà si tratta di vecchi sistemi riadattati. Il primo problema che si evidenzia è l’impossibilità di accedere attraverso internet. e non sempre il software che si utilizza è realmente cloud.

Per identificare le soluzioni gestionali che non sono cloud è bene fare chiarezza su quello che si trova sul mercato:

Installazione Locale: si parla di software gestionali legati alle vecchie tradizioni delle “installazioni” su macchina, tecnologia del tutto obsoleta e priva di alcun tipo di sicurezza.

Difatti oltre all’impossibilità del software installato sulla macchina di aggiornarsi, espandersi ed essere utilizzato su più dispositivi nello stesso momento, c’è il rischio di perdere i propri dati di lavoro in caso di rottura del computer su cui il software è installato.

Limiti:

  • Accesso da una sola postazione (PC/Portatile);
  • Impossibilità di accesso attraverso internet;
  • Velocità di elaborazione vincolata alla potenza del computer utilizzato;
  • Rischio di fermo in caso di rottura del computer;
  • Complessità di effettuare aggiornamenti.

VPN (Virtual Private Network): Alcuni produttori di software gestionali utilizzano una VPN per consentire l’accesso attraverso internet da parte dei negozianti ai propri sistemi installati. Per fare questo è necessario che un tecnico incaricato si rechi fisicamente nel punto vendita per configurare una VPN sul computer del negozio.

Il risultato è che sebbene il software gestionale non sia installato sul computer ma sia accessibile collegandosi ad internet, l’attività di lavoro resta comunque legata al luogo fisico in cui si trova il computer ed alla macchina su cui è configurato l’accesso.

Va da se che la possibile rottura del computer comporterebbe, in questo caso, l’impossibilità di lavorare nel gestionale, la necessità di effettuare un’altra configurazione su un nuovo pc e l’obbligo di lavorare esclusivamente all’interno del negozio fisico.

Oltre a questo ci sono limiti nell’aggiornamento del software e i costi sono tendenzialmente alti vincolando l’utente all’utilizzo del sistema per periodi di tempo anche lunghi.

Limiti:

  • Accesso solo dalla postazione configurata con la VPN
  • Velocità di elaborazione vincolata alla potenza del computer utilizzato
  • Rischio di fermo in caso di rottura del computer
  • Necessità di acquisto di server centrale

Oltre a queste c’è, poi, l’alternativa del cloud.

I vantaggi di utilizzare una soluzione gestionale in Cloud

Sarebbe inutile dilungarsi su sofisticati tecnicismi che esaltino la tecnologia del cloud, piuttosto racchiudiamo i vantaggi in punti così da renderli chiari anche a chi ha poca competenza in materia:

Libertà di lavorare ovunque: i software gestionali in cloud, come MagicStore, sono accessibili da qualsiasi dispositivo connesso a internet, offrendo una flessibilità totale rispetto ai gestionali installati che non funzionano senza una connessione locale.

Libertà di lavorare da qualsiasi dispositivo: addio alle installazioni ed alle configurazioni. Tutto ciò di cui si ha bisogno è un dispositivo che si colleghi a internet, anche se mobile.

Accessibilità no stop: i retailer sanno bene che spesso il lavoro non termina ad orario di chiusura del negozio. Quando si abbassano le saracinesche ci sono ordini web da convalidare, carichi da registrare, valutazioni da fare analizzando i dati, tutte operazioni che grazie a soluzioni gestionali in cloud possono essere fatte in qualsiasi giorno, orario e, soprattutto, luogo. In vacanza, a casa, visitando una fiera.

Utilizzo contemporaneo da parte di più Utenti: non essendo legati ad alcuna postazione di vendita, i software gestionali in cloud se multi utenti, come MagicStore, permettono a più dipendenti di lavorare contemporaneamente nello stesso gestionale senza alcuna interruzione.

Sicurezza dei dati: le soluzioni gestionali in cloud offrono servizi di backup e recupero dati e sono soggetti a  misure di sicurezza avanzate, incluse crittografia dei dati, firewall, e monitoraggio costante delle minacce.

Scalabilità: la tecnologia avanza, così come le richieste del mercato e le esigenze degli imprenditori. Di pari passo devono crescere anche i gestionali che grazie proprio alla tecnologia in cloud possono aggiungere nuove risorse a quelle già utilizzate aumentando la propria capacità di lavoro, adattandosi alle esigenze dell’utente.

Aggiornamenti e Manutenzione: Gli aggiornamenti del software e la manutenzione sono gestiti automaticamente e in toto dal provider del cloud.

Costi modulari: I costi per l’utilizzo di un software gestionale in cloud sono tipicamente basati sull’uso, permettendo di pagare solo per le risorse effettivamente utilizzate, andando soprattutto incontro alle effettive esigenze delle piccole e medie imprese.

Perchè non tutti i software gestionali sono in Cloud

Dopo aver chiarito le caratteristiche del cloud e constatati gli innegabili vantaggi che offre ai sistemi gestionali di magazzino la domanda sorge spontanea:

“Perchè non tutti i software gestionali sono sviluppati in Cloud?”

I motivi sono diversi, principalmente legati alle esigenze specifiche delle aziende, alle risorse necessarie per la migrazione e alla complessità tecnica e organizzativa:

  1. Competenze: realizzare una soluzione Cloud non è una cosa da tutti. C’è bisogno di risorse altamente skillate con team specifici che riescano a coordinare, architettura, sistemi e software.
  2. Costi di Manutenzione: mantenere una struttura in puro cloud richiede investimenti significativi in infrastrutture dedicate, sicurezza e formazione del personale tecnico, un aspetto sicuramente oneroso per le aziende più piccole o quelle con budget limitati.
  3. Sicurezza dei Dati: molte aziende sono riluttanti a spostare i propri dati sensibili su piattaforme cloud per timori legati alla sicurezza. La percezione di un maggiore controllo sui dati mantenendoli su piattaforme installate può essere un fattore determinante, sebbene i rischi di perdere i dati in modo irreversibile siano alti.
  4. Affidabilità della Connessione Internet: la disponibilità e l’affidabilità della connessione internet sono cruciali per l’operatività dei sistemi cloud. In aree con infrastrutture di rete inaffidabili, le aziende possono preferire soluzioni installate per evitare interruzioni operative a fronte dei limiti operativi fisici che questo comporta.

Quando si valuta una soluzione gestionale, è cruciale verificare se l’infrastruttura è davvero cloud o se utilizza una VPN per l’accesso remoto. Le soluzioni cloud-native come MagicStore offrono numerosi vantaggi in termini di accessibilità, scalabilità, manutenzione e sicurezza rispetto alle soluzioni basate su VPN.

Il cloud ha concesso al mondo del retail un lusso che impatta sulla qualità di vita e di lavoro di ciascun negoziante. Ignorare la cosa equivale a non dare valore al proprio tempo. Perciò inizia a cogliere quel valore lasciando da parte le paure del cambiamento.

Giuseppe Celentano
Marketing Director di MagicStore

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