Green pass in azienda: come funzionano i controlli nel rispetto della privacy?

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Green pass in aziendaDal 15 ottobre è stato introdotto l’obbligo del Green pass nelle aziende, che quindi devono verificarne il possesso e la validità dei lavoratori. La questione è piuttosto delicata poiché, al di là degli aspetti organizzativi, bisogna considerare anche quelli che riguardano la protezione dei dati. Analizziamo più nel dettaglio come funzionano i controlli del Green pass in azienda.

Green pass in azienda: il Piano organizzativo

Il Piano organizzativo si basa sul D.L. n. 127 del 21 settembre 2021 e punta a fornire comunicazioni mirate e generaliste sulle modalità di ingresso e di permanenza presso le aziende ed i negozi. Alcune sono previste per quei soggetti che hanno un rapporto continuativo; altre per soggetti esterni che non hanno una presenza fissa nel sito aziendale.

Nel primo caso rientrano quindi tutte quelle persone che svolgono un’attività lavorativa continuativa come dipendenti, commessi, personale dell’impresa di pulizia e manutentori esterni che offrono le loro prestazioni con regolarità.

Nel secondo caso rientrano invece gli autisti, i rappresentanti ed i manutentori chiamati solo per casi specifici e non continuativi.

Chi sono i soggetti preposti al controllo?

É possibile individuare più soggetti preposti al controllo, soprattutto in aziende di grandi dimensioni. Cosa succede quando più soggetti che hanno il compito di controllare siano presenti contemporaneamente in azienda? In questi casi è opportuno definire delle regole di turnazione e stabilire dei criteri come:

  • gerarchia: bisogna stilare un elenco per ordine gerarchico indicando il primo responsabile ed in successione i vari sostituti;
  • base giornaliera: a seconda dei giorni della settimana si possono indicare i responsabili ed eventualmente i sostituti;
  • base oraria: il compito di controllare può essere affidato a vari soggetti a seconda dei vari orari di lavoro;
  • infrastruttura: si possono indicare vari controllori a seconda dei piani della struttura (1° piano soggetto controllore A, 2° piano soggetto controllore B, 3° piano soggetto controllore C ecc.).

Il criterio di assegnazione deve essere chiaro e comunicato tempestivamente ed in modo trasparente agli stessi incaricati ed ai lavoratori. Sarebbe preferibile anche indicare i nomi dei controllori presso la bacheca aziendale.

Cosa succede se i soggetti preposti si rifiutano di controllare?

I datori di lavoro scelgono i soggetti preposti al controllo, in quanto adeguatamente formati e dotati della strumentazione necessaria. Controllare quindi che i lavoratori siano dotati di regolare Green pass rientra nei loro obblighi lavorativi.

Cosa succede se non lo fanno o si rifiutano? Possono andare incontro a gravi sanzioni disciplinari, come previsto dal Contratto di lavoro applicato.

Per evitare tensioni o frizioni è consigliabile affidare questo compito ai dirigenti preposti alla salute e sicurezza dei lavoratori, che sono già formati e hanno le competenze per svolgere questa attività di controllo.

La questione relativa al controllo ha una grande rilevanza in termini di salute e sicurezza del lavoro, quindi può essere considerata una normale estensione dei compiti e delle attività di vigilanza controllare che i lavoratori siano dotati di Green pass, che utilizzino i mezzi di protezione collettivi ed i dispositivi di protezione individuale.

A tal proposito è opportuno avere in azienda, così come nei negozi e negli esercizi commerciali, i totem di gel disinfettante con tutti i relativi accessori e dispositivi.

Come gestire il verbale di accertamento?

Se il Green pass di un dipendente dovesse risultare non valido o assente, è necessario stilare un verbale di accertamento della violazione indicando tutte le azioni necessarie richieste dal Piano organizzativo.

Il verbale deve contenere le seguenti informazioni:

  • data e ora della verifica;
  • nome del responsabile della verifica;
  • nome e cognome del lavoratore inadempiente o se disponibile il numero della matricola;
  • modalità di controllo (a campione o 100%);
  • luogo dove è stato effettuato il controllo;
  • descrizione della violazione accertata (Green pass mancante, non valido, scaduto o non esibito);
  • dichiarazione che la verifica è stata fatta con due diversi lettori, in caso di Green Pass non valido, per accertarne il corretto funzionamento;
  • comunicazione a funzione HR o funzione deputata per attuare i provvedimenti previsti dalla normativa;
  • descrizione della sanzione a carico del lavoratore e delle modalità di pagamento;
  • ulteriori note e segnalazioni;
  • firma del responsabile della verifica e del lavoratore inadempiente.

I soggetti preposti al controllo devono essere adeguatamente formati e svolgere delle simulazioni di compilazione dei verbali di accertamento.

Il verbale deve essere conservato secondo la normativa relativa alla protezione dei dati dell’interessato, per garantirgli la tutela della privacy. Il controllore deve poi avvisare il suo datore di lavoro della violazione riscontrata, affinché possa mettere in atto le misure previste.

Come evitare tensioni?

I controlli nei negozi e nelle aziende dei lavoratori stanno provocando diverse tensioni, perciò è opportuno comportarsi con un po’ di buon senso.

Si può chiedere con anticipo ai dipendenti di comunicare l’eventuale assenza di Green pass per cause di forza maggiore. Può trattarsi di soggetti deboli, a rischio o affetti da particolari patologie che per motivi di salute non possono vaccinarsi.

Inoltre possono capitare imprevisti, come il furto della borsa o dello smartphone dove è conservato il Green pass cartaceo o digitale. O magari la farmacia dove si è prenotato il tampone si è allagata e quindi non agibile.

In questi casi, come detto, è opportuno utilizzare un po’ di buon senso. Resta valido il consiglio di sanificare i negozi e le aziende secondo le modalità e le tempistiche previste dalla normativa.

Fonte: Pixabay

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Copywriter e giornalista pubblicista, mi occupo della stesura di articoli relativi al marketing ed alla gestione dei negozi e siti online per negozianti, argomenti sui quali ho maturato una lunga esperienza sul campo con corsi, ricerche e studi specifici.

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