Molti retailer si chiedono come calcolare le spese in negozio, suddividendole tra costi fissi e costi variabili. Tale distinzione può essere molto utile per capire se ci sono spese superflue o eccessive, che in qualche modo possono essere contenute. Serve un metodo ben preciso da seguire, per tenere in regola tutti i conti e capire dove è possibile intervenire per limitare i costi.
Prima di analizzare il metodo che ogni negoziante può seguire, è opportuno fare una prima distinzione tra costi variabili e costi fissi. In alcuni casi possono addirittura coincidere oppure i costi fissi diventare variabili o viceversa. Approfondiamo meglio il discorso per capire meglio le differenze.
Indice
Come distinguere tra costi variabili e costi fissi?
I costi fissi sono indispensabili, senza i quali non sarebbe neanche possibile aprire il negozio. Tra questi rientrano affitto del locale, energia elettrica, occupazione del suolo pubblico, ecc. Inoltre restano invariabili indipendentemente che le vendite aumentino o diminuiscano.
I costi variabili sono quelli che, invece, variano con l’aumenta o il diminuire delle vendite. Per un negozio di costumi, ad esempio, è facile prevedere un boom di clienti in prossimità della stagione estiva. In questi casi bisogna acquistare più merce ed, eventualmente, assumere maggiore personale per gestire il grande flusso di clienti.
Tra i costi variabili rientrano anche le spese relative al marketing, all’allestimento di nuove vetrine, all’organizzazione di un evento ecc. Spese che sicuramente spingono l’attività, ma che non sono considerate strettamente necessarie per aprire il negozio.
Molto dipende anche dalla tipologia di negozio. Per i punti venditi fisici la piattaforma e-commerce rappresenta un costo variabile, cioè un plus da offrire ai propri clienti. Considerando che la maggior parte dell’attività si svolge offline, la piattaforma sul web non può essere considerata un costo fisso.
Il discorso cambia completamente se parliamo di e-commerce. La piattaforma online è il fulcro centrale dell’attività, quindi la sua gestione viene considerata un costo fisso.
Come calcolare le spese in negozio: la gestione dei giustificativi di spesa
I giustificativi di spesa, come lascia intuire il nome, sono documenti che giustificano e documentano una spesa fatta. Tra questi possono rientrare fatture, ricevute, pagamenti con carte di credito, scontrini ecc.
Partendo dal presupposto che un business plan aiuta a gestire e pianificare le spese, devi valutare se tenere la tua contabilità in modo manuale oppure informatico.
I giustificativi vanno archiviati in modo ordinato per categoria e mese di appartenenza, così puoi trovare immediatamente ed in qualsiasi momento quello di cui hai bisogno per calcolare i costi.
Come creare un archivio cartaceo per ordinare i giustificativi
Se sei ancorato al vecchio metodo cartaceo per l’archiviazione dei giustificativi, ecco cosa devi fare:
- dotati di un raccoglitore ad anelli;
- suddividi il raccoglitore in 12 mesi con l’aiuto di appositi separatori;
- all’interno di ogni mese inserisci altri separatori così da archiviare singolarmente i vari costi (acquisto di merce, pubblicità, utenze ecc.);
- inserisci delle bustine di plastica trasparenti nel raccoglitore ad anelli, dove custodire all’interno tutti i documenti di un mese sempre a portata di mano;
- dotati di un registro dove segnare manualmente tutte le vendite del giorno e le voci correlate (vendite quotidiane, aliquota IVA, importo IVA e totale IVA);
- procurati un quaderno per l’archivio delle chiusure giornaliere dove tener traccia delle vendite di tutto l’anno;
- archivia i giustificativi secondo il mese di appartenenza ed il tipo di spesa.
Come archiviare i giustificativi con un archivio elettronico
Oltre a conservare i giustificativi in archivi cartacei, risulta estremamente utile effettuare una scansione pdf e archiviarli in un cloud e non nel computer. Se il pc dovesse danneggiarsi irrimediabilmente o essere rubato, tutti i dati andrebbero persi con danni molto seri.
In questi casi basta usare un archivio elettronico ordinato dove nominare il file per anno, mese e giorno. Diventa così molto semplice individuare subito il documento di cui hai bisogno.
L’archivio elettronico e l’archivio cartaceo andrebbero preferibilmente usati insieme, così da avere la certezza di poter reperire i documenti in ogni momento ed anche in caso di imprevisti.
Come calcolare le spese in negozio e registrare i costi?
Partendo dal concetto di mappe mentali, ti risulterà più facile suddividere i costi fissi e variabili e tenerne traccia in ogni momento dell’anno. Indipendentemente che tu utilizzi la contabilità informatica o manuale per registrare i tuoi costi, devi tenere a mente due cose importanti.
In fase di registrazione dei costi non devi considerare l’IVA, poiché non rappresenta né un costo né un ricavo.
Un discorso a parte meritano i costi pluriennali, cioè quei costi che pur essendo sostenuti da un negozio non vengono considerati nel conto economico di quell’esercizio economico, poiché non sono di competenza esclusiva di quell’esercizio per via del loro carattere pluriennale.
In pratica vengono capitalizzati, cioè registrati a stato patrimoniale tra le cose del negozio, e spesati parzialmente ogni anno fino a concorrenza del loro valore iniziale di acquisto.
Ognuno può adottare il sistema più indicato secondo le sue necessità, ma è consigliabile un programma di archiviazione per gestire al meglio i propri costi.
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