Perché le aziende hanno bisogno di un buon programma di contabilità? I 5 motivi principali

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programma di contabilitàSe sei un negoziante e possiedi uno o più punti vendita, ti sarebbe di grande aiuto un buon programma di contabilità. Potresti pensare che basta affidare tutto ad un bravo commercialista, senza scervellarti tra numeri e complessi calcoli matematici.

Tuttavia un buon software per il controllo della contabilità può essere un valido alleato, che ti consente di monitorare più attentamente l’andamento del tuo business, che sia per la gestione fiscale di un e-commerce, di un negozio o di un’azienda.

Non affidarti completamente al commercialista

Quando devi effettuare operazioni complesse come la prima nota o la partita doppia è sicuramente preferibile affidarsi ad un professionista, soprattutto se hai un business molto ampio.

Tuttavia la gestione della tua contabilità è una parte estremamente delicata, quindi è sicuramente preferibile avere voce in capitolo.

In particolare è importante che tu tenga traccia:

  • dei costi fissi e variabili di ogni singolo punto vendita;
  • dell’entità dei flussi di cassa;
  • delle voci di spesa.

Un buon programma gestionale per il tuo negozio ti aiuta a conoscere i bilanci aziendali e adottare le strategie future che ritieni più idonee anche in base al tuo budget.

Gestisci l’amministrazione ordinaria e straordinaria con un buon programma di contabilità

Se segui in prima persona l’amministrazione ordinaria e straordinaria puoi risparmiare alcuni costi sul commercialista.

Un buon programma di contabilità ti aiuta anche a snellire operazioni più difficoltose, che rischiano di farti perdere tempo, come la registrazione di incassi ed acquisti, carico e scarico magazzini, fatture, bolle ecc.

Tutti questi dati, piuttosto che annotarli su Excel o su foglietti, puoi inserirli direttamente in un programma per negozi per registrare tutte le operazioni commerciali e seguirle con attenzione.

Così hai ogni dato a portata di mano e non metti tutto nelle mani del commercialista che, pur essendo un professionista, può commettere degli errori o dimenticare qualcosa.

Scadenze e oneri fiscali

Un bravo negoziante deve organizzare al meglio tutta la sua attività fiscale, senza aspettare che il contabile gli ricordi pagamenti in scadenza oppure operazioni da fare entro un limite di tempo.

Un buon programma ti aiuta a tenere un registro ordinato di tutte le operazioni fatte o da svolgere. Possiamo considerarlo come una sorta di libro mastro, ma digitale, quindi molto più fruibile e facile da usare.

Puoi impostare uno scadenziario digitale impostato per eseguire in automatico dei movimenti contabili; oppure impostare un promemoria che, con delle notifiche, ti avvisa delle scadenze di operazioni e pagamenti da effettuare.

Un sistema automatizzato che ti consente di avere tutto sotto controllo, dalle date di scadenza agli incassi fino alle spese.

Monitora le prestazioni della tua attività

La possibilità di monitorare in tempo reale le prestazioni e la produttività della tua attività, oltre a darti un quadro generale della situazione, ti fornisce utili indicazioni sulle prestazioni.

Un negoziante, con un buon software, può quindi svolgere una serie di operazioni in totale autonomia per tastare il polso alla salute della sua attività. In particolare può seguire i movimenti di cassa, calcolare il valore del suo stock di magazzino, evidenziare i centri di costo più redditizi e capire quali sono i costi variabili che impattano maggiormente sull’attività.

Grazie ad un modulo di contabilità interna puoi quindi raccogliere dati utili e tangibili sull’andamento del tuo negozio. Più dati ed informazioni riesci a reperire, e più chiara e trasparente è la loro analisi che ti permette di capire quali contromisure adottare per ottimizzare e migliorare il tuo business.

Alcuni prodotti fruttano più di altri? Allora prova a sponsorizzarli maggiormente con apposite strategie e campagne di marketing. Anche altre operazione come valutare il costo sul venduto di un determinato stock o calcolare il valore della merce in base alle spese di gestione del magazzino ti permettono di avere una visione più ampia delle cose.

Un software specifico per la contabilità di un negozio ti dà la possibilità di lavorare più velocemente e con un quadro d’insieme chiaro soprattutto per quanto riguarda le voci di spese e di profitto del negozio.

Fai scelte strategiche mirate con un buon programma di contabilità

Quando hai a disposizione tutti i dati che raccontano l’andamento del tuo business, puoi fare scelte strategiche mirate e più consapevoli.

Ad esempio hai notato che devi smaltire un importante stock di magazzino? Allora puoi adottare un’aggressiva promozione per vendere i prodotti piuttosto che tenerli fermi in magazzino, col rischio che deperiscano o che si rovinino col tempo.

O magari puoi adottare una rotazione più efficiente dello staff nel negozio, in base alle visite previste dei clienti ed allo stato delle tue finanze.

Tenere costantemente sotto controllo le scadenze della contabilità generale può risultare complesso e dispendioso. Ecco perché è necessaria una gestione ordinata e attenta della contabilità con uno specifico programma, che deve essere seguito direttamente dal titolare del negozio.

Naturalmente puoi avere una visione più ampia dei costi e dei ricavi, che ti consentono di adottare misure correttive finalizzate a migliorare le prestazioni della tua attività.

Foto: Pixabay

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Copywriter e giornalista pubblicista, mi occupo della stesura di articoli relativi al marketing ed alla gestione dei negozi e siti online per negozianti, argomenti sui quali ho maturato una lunga esperienza sul campo con corsi, ricerche e studi specifici.

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